Sharepoint als bron voor de Excel rapportages? JA! en daar zitten heel veel voordelen aan.
Productif heeft de afgelopen maanden voor een klant een mooi project gedaan, De doelstelling was om het planning & control proces te optimaliseren en te centraliseren. De huidige cyclus maakt gebruik van excel rapporten die via de e-mail rond gaan naar de verschillende stakeholders die input moeten aanleveren voor een deel van de projecten/budgetten. Het daarna weer bijelkaar vegen van de input van de verschillende stakeholders was een tijdrovend proces, fout gevoelig en ging door te veel handen. Met name de spil in het web die iedereen moet aansporen om de input aan te leveren en die daarna alle input via het bekende "copy-paste" moet verwerken in het finale rapport heeft hier veel werk aan. Elk kwartaal moeten de stakeholders weer allemaal een update van de input leveren en begint het hele verzamel en "copy-paste" opnieuw.
Wat wilden we concreet veranderen/verbeteren?
De hoeveelheid werk voor de spil in het web (die eigenlijk de al ingevulde informatie nogmaals gaat overnemen in het final rapport) terugbrengen tot het hoogst noodzakelijke. De manier waarop informatie wordt verzameld, opgeslagen en verspreid. Het loskoppelen van informatie en vorm (concreet het mogelijk maken om de output te kunnen genereren op basis van rapport definities)
Hoe hebben we dit gerealiseerd?
De oplossing maakt gebruik van Sharepoint lijsten, die als bron dienen voor de output: Excel rapportages.Deze Excel rapportages worden gegenereerd op basis van in Sharepoint lijsten vastgelegde rapport definities. Binnen de Sharepoint lijsten wordt gebruik gemaakt van verschillende weergaven waardoor ook online de rapportages zijn in te zien.
Het integreren van informatie uit andere externe systemen (denk aan financiele systemen waar bijv. budget informatie uit wordt opgehaald) in de Sharepoint lijsten en daarna de rapportages genereren biedt vrij snel nieuwe mogelijkheden om de bruikbaarheid van dit soort oplossingen te vergroten.
Indien u meer wilt horen over de mogelijkheden van Sharepoint (want die zijn heel divers), dan kunt u vrijblijvend contact met mij opnemen.
Jacques